Check-Out e Check-In
Essas duas ações garantem que ninguém sobrescreva o trabalho do outro.
Check-Out (Retirar para Edição): Quando você faz o check-out, o documento fica bloqueado exclusivamente para você. Isso significa que nenhum outro usuário poderá editá-lo até que você o devolva.
Check-In (Devolver Atualizado): Ao finalizar sua edição, o check-in salva a nova versão e libera o documento para os demais usuários.
Boas práticas:
Sempre faça o Check-Out antes de editar, o M-Files normalmente perguntará isso automaticamente.
Faça o Check-In assim que terminar suas alterações.
Se não for mais editar, use “Desfazer Check-Out” para liberar o arquivo sem salvar mudanças.
Check-In Automático: O M-Files pode fazer o check-in automaticamente em determinados casos, como quando você fecha o documento e a opção está habilitada. Temos o passo a passo de como habilitar, no link: Como Habilitar o Check-in Automático - Departamento de Suporte Técnico - Base de Conhecimento
Cartão de Metadados
Quando salvar um novo arquivo, o M-Files pedirá que você preencha um cartão com informações (metadados). Esse passo é essencial: ele permite encontrar o documento facilmente depois.
Exemplo:
Classe: Contrato
Cliente: Cliente ABC
Data: 23/10/2024
Boas práticas:
Escolha a Classe primeiro (isso ajusta os campos do cartão).
Preencha com atenção, é o que garante buscas rápidas e precisas no futuro.
Busca Inteligente
Em vez de procurar pastas, use a barra de busca no topo do M-Files. Ela localiza documentos pelo conteúdo e pelos metadados.
Exemplo:
Busca comum: contrato_v3_final.docx
Busca eficiente: contrato cliente abc
Boas práticas:
Use as Vistas (como “Propostas por Cliente” ou “Meus Contratos Pendentes”) para filtrar automaticamente o que é relevante.
Use filtros no painel direito (Classe, Cliente, Data) se houver muitos resultados.
Modo Offline e Cache
O M-Files mantém cópias locais dos documentos que você usa com frequência, acelerando o acesso.
Boas práticas:
Antes de ficar sem internet, clique com o botão direito e escolha “Tornar disponível offline”.
Quando reconectar, o sistema sincroniza automaticamente suas alterações.
Compartilhamento
O compartilhamento é uma das maiores forças do M-Files. Ele permite que você envie links, não arquivos, garantindo que todos vejam a mesma versão.
Compartilhamento Interno (com colegas):
Clique com o botão direito no arquivo e selecione “Enviar Link por E-mail” ou “Copiar Link”.
Todos acessam o mesmo documento, evitando múltiplas versões.
Compartilhamento Externo (com clientes ou fornecedores):
Use “Obter link…” ou “Partilhar publicamente”.
Defina uma data de validade (ex: 7 dias).
Adicione senha se o conteúdo for sensível.
Você pode revogar o acesso a qualquer momento.
Resumo Rápido
Vai editar? Faça Check-Out.
Terminou? Faça Check-In (ou ative o automático).
Novo documento? Preencha o cartão.
Procurando algo? Use a busca e as vistas.
Vai compartilhar? Link interno para colegas, link externo (com validade) para clientes.
Dominando esses 5 pontos, você e sua equipe trabalharão de forma mais rápida, organizada e segura.