O M-Files Hubshare é um portal no qual o colaborador poderá compartilhar documentos e trabalhar de forma colaborativa. A ferramenta permite colaboração externa com clientes, parceiros e internamente com seus colaboradores.

Hubs

O M-Files Hubshare é feito de espaços de trabalho seguros e personalizáveis que são chamados de hubs. Nos hubs, o colaborador tem a possibilidade de convidar pessoas para, por exemplo, compartilhar documentos, comunicar-se e organizar projetos. 

Um hub de nível de organização é um tipo de hub que pode ser usado como a intranet da organização. Portanto, somente as contas de usuários internos da organização têm acesso a ele. Os hubs consistem em módulos, como Dashboard, Project e Social, que fornecem recursos inovadores e fáceis de usar que facilitam o trabalho diário. O módulo mais comum nos hubs é o Dashboard. O M-Files Hubshare pode ser acessado na web e em dispositivos móveis.

A plataforma fornece uma experiência personalizada, adaptando portais às necessidades individuais ou organizacionais com acesso baseado em marca e função. Os usuários veem apenas o conteúdo e as ferramentas relevantes para eles, ajudando a reduzir distrações e melhorar o foco.

Exemplo de Dashboard

Widget

Um widget é uma ferramenta que pode ser adicionada ao painel do hub do colaborador. Todas as informações do M-Files gerenciadas no HubShare são configuradas com widgets. Essa ferramenta ajuda a gerenciar, exibir e compartilhar informações nos hubs. 

Os widgets tornam o trabalho em equipe eficaz ao permitir atualizações em tempo real e compartilhamento contínuo de arquivos e outras informações. E também reduzem as barreiras à comunicação garantindo que todos os colaboradores permaneçam alinhados.

Os stakeholders externos também se beneficiam de uma interface transparente e intuitiva, pois conseguem rastrear o progresso do projeto e acessar os documentos necessários. 

O M-Files Hubshare é conectado ao M4LAW para que os colaboradores do hub possam acessar, criar, editar e adicionar informações que residem no próprio M4LAW. 

O administrador do Hubshare determina quais documentos podem ser criados com o widget. Por exemplo, se o hub for criado em torno de um determinado projeto, faz sentido que os colaboradores só possam criar documentos relacionados a esse projeto, como planos de projeto e memorandos de reunião. O administrador também pode configurar os metadados do objeto para serem pré-preenchidos, ocultados ou preenchidos pelos colaboradores.

Se o Hub estiver conectado a M4LAW, o colaborador poderá acessar e encontrar os documentos do Vault conforme a sua permissão.

Com o widget M-Files Charts (Gráficos), o colaborador poderá visualizar dados específicos do M-Files como um gráfico. O widget pode mostrar, por exemplo, documentos por estado de fluxo de trabalho. Os gráficos são montados a partir de dados do M4LAW que estão no Hub. 

Gráficos mostrando as informações contidas nos documentos

Como no M4LAW, é possível fazer check-in e check-out dos documentos, porém o hubshare possibilita que essa edição dos documentos seja feita no Microsoft Office web. Outra funcionalidade existe é de exibir o documento na integra, para isso é só clicar no documento que uma nova aba será exibida com o documento selecionado, e não selecionado um botão de exibição como no M4LAW.