Visando auxiliar os colaboradores com a questão da volumetria de dados dentro dos Vaults, a M4LAW está criando uma vista para cada cliente, mostrando o cenário de consumo por documentos.  A vista intitulada Gestão de Volumetria, trará informações exatas sobre o consumo em cada vault. 

É importante salientar que cada usuário (licença) pode no máximo armazenar 10 GB de documentos dentro do sistema. Ao passar desse valor de armazenamento, haverá uma cobrança por GB utilizado. A métrica de utilização de 10 GB por usuário foi traçada pela própria M-Files.

A vista “Gestão de Volumetria”, possui 6 sub-vistas responsáveis pelo armazenamento de informações dos documentos, essas sub-vistas são as seguintes: Documentos Apagados que aponta documentos deletados por cada um dos colaboradores, Documentos Duplicados que mostra documentos duplicados (que podem ser apagados caso haja necessidade), Documentos por Ano que mostra documentos criados com base na data de modificação, Documentos por Tamanho sub-vista dividida em Até 100 MB, 100 à 300 MB, 300 à 500 MB e 500 MB +, a sub-vista dos Vídeos armazenados no sistema, e a última sub-vista é dos Vídeos Apagados no sistema.

É importante ressaltar que caso haja a necessidade de exclusão de um documento presente ao vault, o colaborador terá que solicitar a equipe técnica do M4LAW, para que a equipe técnica realize o procedimento de exclusão. Essa medida protetiva visa evitar que algum documento seja excluído do sistema por acidente.  É importante salientar que se avalie com cautela se há a necessidade de excluir um documento do Vault, recomenda-se que o documento seja realocado para uma plataforma externa (Google Drive, SharePoint etc), pois após exclusão definitiva de um documento, não é possível recuperá-lo.